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茂名市人力资源和社会保障简报
〔2012〕第1期
茂名市人力资源和社会保障局办公室 2012年1月5日
茂名市社会保险档案目标综合管理
全部达到“省特级”
2011年12月28日上午，随着茂名市社会保险基金管理局茂港分局社会保险档案目标管理工作通过省、茂名市档案检查评审专家组验收，达到省特级标准，标志着茂名全市社会保险档案目标管理全部达到省特级标准，使省社会保险基金管理局下达的三年完成任务提前到一年完成，是全省首个提前完成任务的地级市。
社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。为做好该项工作，茂名市人力资源和社会保障局高度重视，由茂名市社会保险基金管理局牵头有组织按计划稳步开展全市社会保险档案综合管理达标升级工作，取得显著成效。到目前全市共建立业务档案室7个，总面积774平方米，专职档案人员12人，兼职档案人员62人，建立健全了业务档案制度，并添置档案柜等一批硬件设施。全市社会保险经办机构业务档案管理基本达到“四有一基本”的标准（即有专门库房、有专门的机构和专职人员、有规范的流程和制度、有正常的经费保障渠道），业务档案管理初步实现制度化、规范化、标准化管理。到现在止，全市已整理出业务档案20191卷（其中市直6491卷，高州2478卷，化州4225卷，信宜 1164卷，电白3014卷，茂南1461卷，茂港1358卷）。
一是加大了人财物投入，健全完善档案基础建设。全市社会保险经办机构成立了相应机构，配备了专兼职档案管理人员，进一步完善档案管理制度，并压缩办公经费，节省其他方面的开支，加大对社保档案管理工作经费的投入力度，购置升级了比较先进的档案室软硬件设备，扩建和装修了社保档案库房。如茂名市局已投入社保业务档案软硬件建设经费达45万多元，购置了档案密集架、计算机、扫描仪、打印机、复印机、碎纸机、空调、抽湿机、刻录机等一批现代化档案库房办公设备，将档案库房扩大到100多平方米，严格实行防盗、防火、防虫鼠等“九防”设施，有力保证了档案资料的完整和安全。
二是规范整理程序，科学立卷归档，全面提高社保档案质量。全市严格按照社保档案目标管理升省特级的规定，高标准、严要求地对历年来的各类资料进行装订归档，编排目录，统计台帐，并及时集中入库管理。主要做到四个坚持。坚持档案管理的“三统一”，即是坚持统一档案整理的样式、规程和管理。通过制订统一的档案整理模式，统一档案整理操作规程，并对各科室形成的档案进行统一的集中管理，促使社保业务档案整理工作规范化。坚持立卷归档的“四明确”，即是坚持明确归档范围、排序、类别和保管期限。通过明确归档范围，将本单位工作中直接形成的各个险种的纸质、声像等载体和档案资料纳入归档，按照单位和个人档案类别进行排序立卷，并根据档案规定的类别和归档期限进行分类，使整个立卷归档过程完善规范，清晰明确。坚持整理档案的“五规范”，即是坚持规范装订标准、档号编排、目录编制、封面和档案盒书写格式和排架编号。在整个业务档案的整理归档过程中，从最初的档案收集订装、档号编排、目录编制到上盒，最后上架，要求各个环节的操作都严格按照省、市、区各级档案整理的规范执行，做到规范标准、严格统一，切实提高档案整理的质量。坚持整理过程的“零容忍”，即是对档案整理过程中出现的任何错漏行为实行“零容忍”，一旦发现错漏立即采取措施加以纠正，以确保档案整理的高质量，情况严重的，依照档案责任制相关规定，追究相关人员责任，切实维护档案整理工作的严肃性。
三是合理利用档案，主动服务社会，努力发挥社保档案的综合作用。社会保险业务档案是民生档案的重要组成部分。作为社保部门，既要确保档案资料安全和完整，又要加强对档案资料的利用，为社会工作提供准确、快捷服务。首先是在企业改革工作中将社会保险有关情况、数据及对策主动提供给政府，为领导决策提供基本依据。其次在社会保险业务档案中全面核准职工的视同缴费账户，维护职工权益。再次是解决社保难点热点问题，消除社会隐患。如去年6月份，根据《市政府工作会议纪要》（42）决定由茂名市社保局负责核准原露天煤矿退休职工的具体人数、职工个人已经垫付的医保费和欠缴、趸缴的医保费数额。对此，露天煤矿提供了228名职工名单，通过档案资料查询，发现上报人员中有三个是单位开除人员，不符合困难企业退休职工范围，不应纳入本次的解决人群中。同时，核准发现露天煤矿上报名单中漏了19名退休职工，该局根据档案原始资料记载，及时将这19名退休职工资料补上。本次核查，总共核准为242人。解决了社保争议问题，有效消除了社会不稳定的因素，充分发挥了社保档案的社会作用。
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